Seguridad de Google Drive para empresas: evita las fugas de datos

Por el equipo de QuantumSec

Google Drive es donde vive la información de tu empresa: contratos, datos de clientes, propiedad intelectual. Una compartición mal configurada puede exponer todo eso a cualquiera con un enlace. Esta guía explica cómo controlar la compartición y reducir el riesgo de fuga de datos.

El riesgo de los enlaces "cualquiera con el enlace"

Cuando un archivo se comparte como "cualquiera con el enlace", deja de estar protegido por autenticación: cualquiera que obtenga la URL puede acceder, y esos enlaces pueden acabar indexados o reenviados. Es uno de los orígenes más habituales de exposición accidental de datos sensibles.

Controla la compartición externa

Desde la consola de administración puedes restringir la compartición externa a dominios de confianza, activar avisos cuando se comparte fuera de la organización y desactivar por defecto la creación de enlaces públicos. Es una de las configuraciones que más reduce el riesgo de fuga.

Permisos, propiedad y unidades compartidas

Los archivos en "Mi unidad" pertenecen al empleado y pueden perderse cuando se va; las unidades compartidas (Shared Drives) mantienen la propiedad en manos de la empresa. Revisar periódicamente los permisos y mover la información crítica a unidades compartidas mejora el control y la continuidad.

DLP para datos sensibles

Las reglas de prevención de pérdida de datos (DLP) detectan y bloquean la salida de información sensible —datos personales, números de tarjeta, credenciales— antes de que se comparta indebidamente. Es una capa imprescindible para cumplir el RGPD y proteger la propiedad intelectual.

FAQ

¿Cómo encuentro los archivos compartidos públicamente?

Con la herramienta de investigación y los informes de Drive de la consola de administración. En una auditoría de Workspace revisamos precisamente la compartición externa y los enlaces públicos con datos sensibles.

¿Qué pasa con los archivos de un empleado que se va?

Si están en "Mi unidad", pueden perderse o quedar huérfanos al eliminar la cuenta. Por eso conviene usar unidades compartidas para la información de empresa y transferir la propiedad de los datos como parte del offboarding.